Việc làm Quản lý điều hành
1. Tìm hiểu chung về hình thức On The Job Training (OTJ) là gì
1.1. On The Job Training là gì?
On the the job training hay thường được viết tắt là OJT, nó có nghĩa là đào tạo tại chỗ. Đây là một chương trình được thiết kế để giúp nhân viên có được kiến thức thực hành tại nơi làm việc. Loại hình đào tạo này liên quan đến nhân viên sử dụng các tài nguyên có sẵn cho họ tại nơi làm việc của họ và nó cho phép họ vừa học vừa hòa nhập với môi trường làm việc hàng ngày. Thông thường, các nhà quản lý, thành viên nhóm nhân sự và đồng nghiệp có kinh nghiệm cung cấp đào tạo nội bộ.
1.2. Lợi ích của On The Job Training
On the job training – chương trình đào tạo nhằm trang bị cho nhân viên những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc như cách giải quyết xung đột trong nhóm, cách phát biểu trước cuộc họp, kỹ năng giao tiếp khách hàng,… Doanh nghiệp cần thực hiện những đánh giá năng lực cần thiết để lên chương trình đào tạo phù hợp.
Đào tạo tại chỗ có vẻ như sẽ chủ yếu mang lại lợi ích cho nhà tuyển dụng. Rốt cuộc, nhân viên được đào tạo và có kỹ năng có nghĩa là tăng năng suất và tăng trưởng. Nhưng có nhiều điều hơn thế. Doanh nghiệp của bạn là duy nhất và có các yêu cầu cụ thể – đào tạo nhân viên tại chỗ có thể giúp bạn đáp ứng nhu cầu kinh doanh nhanh hơn. Khi đào tạo tại chỗ liên tục được cập nhật và có liên quan, nhân viên có thể sẽ cam kết nhiều hơn để phát triển sự nghiệp tại doanh nghiệp của bạn. Họ cũng có khả năng hạnh phúc hơn và hào hứng hơn với công việc của họ.
Bằng cách cung cấp đào tạo tại chỗ cho nhân viên, bạn đang tạo ra một lực lượng lao động có tay nghề cao trong doanh nghiệp của mình cũng như tạo ra một tư duy về việc luôn học hỏi. Điều này trả hết lớn khi bạn cần thúc đẩy các nhà quản lý trong tương lai. Bạn có một đội ngũ nhân viên trung thành và lành nghề để lựa chọn từ những người đã biết doanh nghiệp của bạn.
Người thực hiện đào tạo có thể là nhà quản lý các cấp như phó giám đốc, giám đốc – CEO, COO, chủ tịch công ty… của doanh nghiệp hoặc mời các chuyên gia về lĩnh vực đào tạo như chuyên gia đàm phán, chuyên gia về xây dựng văn hóa doanh nghiệp… đến giảng dạy trực tiếp. Doanh nghiệp cần trích ngân sách định kỳ, thành lập quỹ đào tạo phát triển để chi trả cho các chi phí đào tạo nhân viên phát sinh. Các chương trình đào tạo được tổ chức và thực hiện có hiệu quả, góp phần không nhỏ nâng cao năng lực của nhân viên, từ đó làm tăng năng suất doanh nghiệp. Tổ chức kinh doanh dễ dàng nhận thấy điều này thông qua các buổi đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên.
Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội
1.3. Khi nào bạn nên bắt đầu On the Job Training?
Đối với các công ty nhỏ hơn hoặc mới thành lập, có vẻ như việc đào tạo tại chỗ là không cần thiết. Tuy nhiên, tại một số điểm, bạn có thể sẽ cần phải lập một chương trình đào tạo tại chỗ. Khi nào điểm đó đến? Những thay đổi đòi hỏi phải được đào tạo tại chỗ, cho dù đó là thay đổi nhân viên, thăng chức hay cách bạn kinh doanh.
Một số thay đổi phổ biến nhất cần được đào tạo tại chỗ bao gồm:
Thay đổi trong công nghệ. Ví dụ: bạn đã cập nhật hệ thống điểm bán hàng mà bạn sử dụng hoặc bắt đầu sử dụng ứng dụng lập lịch cho nhân viên.
Thay đổi trong thực tiễn kinh doanh: Bạn đã xoay vòng, thay đổi trọng tâm hoặc mục tiêu của bạn như một công ty.
Thay đổi chính sách của công ty: Bạn đã thay đổi cách nhân viên của bạn làm công việc của họ, hoặc những gì bạn mong đợi ở họ.
Rất nhiều nhân viên mới thuê: Bạn có số lượng nhân viên mới nhiều hơn so với nhân viên lâu năm, tức là hầu hết lực lượng lao động của bạn không biết cách mọi thứ hoạt động trong khi ít làm hơn.
Việc làm quản lý nhân sự
2. 5 bước để chương trình đào tạo tại chỗ thành công
2.1. Đánh giá nhân viên của bạn và các kỹ năng cần thiết cho công việc
Phân tích là một phần đặc biệt quan trọng để tạo thành công một chương trình đào tạo. Đầu tiên, mục tiêu rộng lớn và chiến lược của bạn là gì? Có phải là năng suất? Lợi nhuận? Nhân viên trung thành? Danh tiếng cộng đồng? Tiếp tục tăng trưởng, cả về tài chính và như một đội? Viết ra những mục tiêu dài hạn mà bạn muốn thấy. Hãy ghi nhớ những điều này khi bạn thực hiện theo phần còn lại của quá trình đánh giá. Bắt đầu bằng cách liệt kê các bằng cấp, kiến thức và các kỹ năng cứng và mềm mà một công việc cụ thể yêu cầu. Bạn đang cố gắng tạo ra một định nghĩa về những gì một nhân viên lý tưởng trong công việc cụ thể đó có thể làm. Tiếp theo, liệt kê những kỹ năng mà hầu hết nhân viên có khi họ đến. Cuối cùng, hãy xem xét những lần bạn đã phải lặp lại hoặc yêu cầu nhân viên làm lại công việc. Nhớ lại các trục trặc giao tiếp hoặc làm việc nhóm làm chậm mọi thứ.
Nó thực hành tốt nhất để làm điều này cho từng vị trí hoặc nhóm trong công ty của bạn. Bây giờ bạn có một bức tranh tốt hơn để so sánh những gì nhân viên cần và những gì họ thường có. Khoảng trống đó là nơi đào tạo của bạn sẽ điền vào. Nhìn vào danh sách bạn đã thực hiện nơi bạn xác định những khoảng trống trong hiệu suất của nhân viên. Có phải chỉ dựa vào việc thiếu các kỹ năng và giáo dục của nhân viên, hoặc có thể đổ lỗi cho các công cụ và hệ thống mà họ phải làm việc không? Trước khi bạn có thể tạo một chương trình đào tạo, bạn cần chắc chắn các công cụ và hệ thống đó theo thứ tự. Tất cả các khóa đào tạo trên thế giới đã giành được cải thiện năng suất và sản lượng của nhân viên nếu những gì họ phải làm việc bị phá vỡ.
2.2. Thiết kế chương trình đào tạo
Quyết định định dạng và tài liệu nào sẽ phù hợp nhất với mục tiêu và nơi làm việc của bạn: đào tạo theo phong cách lớp học, cố vấn và các chương trình có cấu trúc là tất cả các tùy chọn. Các chương trình đào tạo tại chỗ có cấu trúc là cơ bản nhất, theo định hướng nhiệm vụ và hữu ích cho các nhân viên đang thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như một công việc công nghiệp. Sử dụng danh sách kiểm tra theo tiêu chuẩn của công ty về các nhiệm vụ cần thiết, huấn luyện viên (thường là đồng nghiệp thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ tương tự) làm việc với nhân viên mới. Khi nhân viên mới đã thể hiện kỹ năng cần thiết, họ sẽ đăng xuất để bắt đầu.
Tuy nhiên, nếu công việc trong tay trôi chảy hơn lặp đi lặp lại, bạn sẽ cần một huấn luyện viên là một giáo viên lành nghề. Không phải ai cũng học theo cùng một cách, và một huấn luyện viên giỏi phải xác định cách một nhân viên học để áp dụng việc đào tạo cho họ một cách hiệu quả. Một số người học bằng cách:
- Thực hành làm các nhiệm vụ thực tế hoặc thông qua các mô phỏng.
- Tổ chức các các hoạt động nhóm để gia tăng cảm xúc và trải nghiệm cá nhân một cách chân thật
- Tự tạo cảm hứng với các hoạt động tự túc, độc lập
- Thích các hoạt động độc lập, đọc hoặc làm bài kiểm tra.
- Học tập qua các bài giảng của traine
Mặc dù bạn không thể điều chỉnh toàn bộ khóa đào tạo theo từng cách học, nhưng điều này ít nhất cho phép bạn tạo ra một tập hợp các tùy chọn có thể. Ví dụ: bạn có thể cho phép một nhân viên mới chọn tham gia một bài kiểm tra viết, trò chuyện hoặc đóng vai để minh họa kiến thức mới của họ.
2.3. Phát triển đào tạo của bạn với các tài liệu phù hợp
Một khi bạn biết cách đào tạo của bạn sẽ trông như thế nào, bạn có thể tìm và lưu trữ tài liệu để xác định mục tiêu đào tạo của bạn ở nhiều nơi:
- Cẩm nang công ty của bạn
- Cơ sở kiến thức nhân viên hiện tại
- Tài nguyên công nghiệp và trực tuyến
- Quản trị doanh nghiệp nhỏ
- Các trường đại học với các chương trình liên quan
- Bộ Lao động Hoa Kỳ
- Chương trình mở rộng hoặc tiếp cận chính phủ
- Quyết định mức độ thường xuyên đào tạo sẽ xảy ra
Đào tạo tại chỗ hiếm khi là một sự kiện một lần và đào tạo định kỳ trong suốt sự nghiệp của nhân viên là phổ biến.
- Tìm hiểu về chính sách của công ty.
- Làm thế nào để làm việc dây chuyền nhà máy.
- Cách trả lời khách hàng.
- Sử dụng hệ thống kiểm kê mới.
- Làm thế nào để điền vào chi phí kinh doanh và báo cáo tài chính để hoàn trả.
- Cập nhật về thay đổi thông tin liên lạc hệ thống.
- Làm thế nào luật mới ảnh hưởng đến nhân viên và công việc của họ.
- Khóa học bồi dưỡng về huấn luyện tinh thần đồng đội năm ngoái.
Rõ ràng, đào tạo nên là một vấn đề đang diễn ra vì hầu hết các nhân viên, tùy thuộc vào công việc của họ, sẽ cần được thông báo khi doanh nghiệp thay đổi. Thiết kế chương trình đào tạo tại chỗ nhiều như bạn muốn phác thảo, với mỗi phần chính là mục tiêu bạn muốn nhân viên đạt được trước khi chuyển sang phần tiếp theo. Cuối mỗi phần, hãy xác định cách bạn sẽ đo lường thành công của nhân viên. Họ có cần thể hiện một kỹ năng với bạn không? Đỗ kì thi? Kịch bản nhập vai đối phó với một khách hàng giận dữ? Mỗi mục tiêu cần có một thành công xác định phải được đáp ứng trước khi nhân viên chuyển sang bước tiếp theo.
2.4. Thực hiện với các giảng viên phù hợp
Thực hiện một chương trình đào tạo là không dễ dàng. Trước khi bạn tham gia, hãy chắc chắn rằng bạn biết những người giỏi nhất để tiến hành đào tạo, cho dù đó là người quản lý, đồng nghiệp / cố vấn hoặc điều phối viên đào tạo được chỉ định. Bạn cũng có thể chọn thuê ngoài đào tạo của mình và sử dụng một điều phối viên nội bộ để làm việc với công ty xử lý việc đào tạo. Điều này có thể hữu ích nếu bạn không có tài nguyên hoặc kiến thức để tiến hành đào tạo thành công hoặc trong trường hợp hệ thống hoặc thiết bị chuyên dụng cao.
Việc làm nhân viên điều phối
2.5. Đánh giá với phản hồi của nhân viên
Xác định mức độ thành công của chương trình đào tạo tại chỗ của bạn với một cách tiếp cận đơn giản: chỉ cần hỏi. Sử dụng một khảo sát được lên kế hoạch cẩn thận cho phép ẩn danh và xem xét đưa ra khảo sát trong thời gian, ngay sau đó và vài tháng sau khi đào tạo. Hiệu suất nhân viên được cải thiện hầu như sẽ luôn tác động tích cực đến lợi nhuận và tăng trưởng. Bạn có thể đo lường sự cải thiện của nhân viên bằng cách so sánh các dấu hiệu năng suất từ trước khi đào tạo đến sau (ví dụ: hoa hồng cao hơn từ bán hàng, nhiều mặt hàng được lắp ráp, v.v.).
Hay bạn cũng có thể thực hiện cách giám sát việc giữ chân nhân viên. Hãy lưu ý: những nhân viên được đào tạo của bạn có ở lại lâu hơn những gì bạn trải nghiệm trước khi đào tạo không? Một số điều khó đo lường hơn; tuy nhiên, như dịch vụ khách hàng và thái độ. Quan sát và trò chuyện với các nhà quản lý sẽ giúp bạn nhận thức rõ hơn về những gì diễn ra trong các phòng ban. Nhìn chung, bạn nên tin tưởng ruột của bạn. Nếu bạn nhận thấy sự cải thiện trong văn hóa nơi làm việc trùng khớp với việc đạt được các mục tiêu hiệu suất của công ty, thì đó là thứ mà bạn đang tìm kiếm.
Đào tạo tại chỗ giúp bạn xây dựng tương lai của doanh nghiệp với nhân viên là nền tảng. Hy vọng, thông qua bài viết đã giúp bạn hiểu đầy đủ về On the Job Training là gì. Và với những hướng dẫn này, bạn có thể bắt đầu biến On the Job Training thành hiện thực trong doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công!