Bạn có tin rằng một bảng tính Excel dày đặc dữ liệu có thể trở nên dễ nhìn hơn chỉ sau 3 bước thao tác? Nếu bạn còn nghi ngờ thì hãy cùng Gitiho thực hành tô màu xen kẽ trong Excel ngay tại bài viết ngày hôm nay nhé.
Cách tô màu xen kẽ trong Excel
Khi phải làm việc với một file Excel dung lượng lớn với các con số trải dài tưởng chừng như vô tận, khả năng cao bạn sẽ cảm thấy rối mắt và lạc lối chỉ sau vài phút. Chính vì vậy, điều đầu tiên bạn cần làm để xử lý trang tính này chính là tách biệt các dòng dữ liệu, vừa để bản thân dễ nhìn và dễ thở hơn, vừa để tránh các sai sót đáng tiếc khi thao tác với các con số trên Excel.
Một giải pháp hữu hiệu nhất cho tình huống này là tô màu xen kẽ trong Excel. Với cách này, bạn có thể dễ dàng tách biệt các dòng dữ liệu với nhau. Tất nhiên, bạn không phải thực hiện tô màu cách dòng trong Excel một cách thủ công, bởi chúng ta sẽ học cách thực hiện nhanh chóng hơn ngay dưới đây.
Tìm hiểu tính năng tô màu dòng có điều kiện trong Excel
Chúng ta có thể sử dụng tính năng gì để tô màu xen kẽ trong Excel? Trước hết, hãy cùng mình làm quen với công cụ Conditional Formatting. Đây sẽ là trợ thủ đắc lực giúp chúng ta tô màu dòng có điều kiện trong Excel.
- Đánh dấu ô nổi bật theo các quy luật nhất định.
- Xác định các ô chứa giá trị trùng lặp.
- Xếp hạng các ô tính dựa trên giá trị và định dạng riêng.
- Hiển thị mức độ lớn nhỏ của các giá trị trong một vùng dữ liệu.
- Phân biệt các mức độ lớn nhỏ của các giá trị bằng màu sắc.
- Thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên các nhóm giá trị.
Các bước tô màu xen kẽ trong Excel
Chúng ta sẽ cùng thực hành tô màu xen kẽ trong Excel thông qua một ví dụ cụ thể. Bạn hãy mở Excel lên, theo dõi và làm theo các bước của mình nhé.
Giả sử mình có một bảng điểm trên Excel trong hình dưới đây. Bảng điểm của mình có tổng cộng hơn 120 dòng dữ liệu, tuy nhiên mình sẽ chỉ minh họa 21 dòng để tránh làm bạn cảm thấy rối mắt.
Như bạn thấy, tất cả các dòng đều đang được tô màu trắng. Chỉ cần lướt xuống lướt lên một vài lần là chúng ta sẽ bắt đầu ngán ngẩm vì độ khó nuốt khi phân loại thông tin. Nguy hiểm hơn, với giao diện bảng Excel dày đặc dữ liệu như thế này, khó có thể tránh khỏi các sai sót khi xử lý điểm.
Chính vì vậy, mình sẽ áp dụng cách tô màu xen kẽ các dòng trong Excel với Conditional Formatting để khiến cho bảng tính trở nên dễ nhìn hơn và các dòng được tách biệt rõ ràng.
Dưới đây là các bước cụ thể:
- Bước 1: Chọn toàn bộ phạm vi cần thao tác (là bảng Excel trong hình, trừ dòng tiêu đề).
- Bước 2: Đi đến thẻ Home > nhóm Styles > Conditional Formatting > New Rule. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại New Formatting Rule.
3. Bước 3: Tại hộp thoại New Formatting Rule, thiết lập điều kiện tô màu xen kẽ trong Excel.
Tại bước này, đầu tiên, chúng ta sẽ thiết lập phương thức thiết lập định dạng có điều kiện. Sau đó mới có thể thiết lập định dạng cần áp dụng để hoàn thành cách tô màu xen kẽ các dòng trong Excel. Mình sẽ giải thích chi tiết đối với từng mục.
- Select a Rule Type: Chọn Use a formula to determine which cells to format
Trong mục Select a Rule Type, chúng ta sẽ lựa chọn cách xây dựng định dạng có điều kiện trong Excel. Lựa chọn Use a formula to determine which cells to format sẽ cho phép chúng ta sử dụng công thức để xác định các ô tính cần tô màu xen kẽ trong Excel.
- Format values where this formula is true: Nhập =MOD(ROW(),2)
Khi đã xác định sử dụng công thức tô màu xen kẽ trong Excel, chúng ta sẽ cần nhập một công thức để Excel dựa vào và tiến hành tô màu. Hàm MOD kết hợp hàm ROW như trên sẽ chia các dòng của bảng Excel và lựa chọn các dòng xen kẽ để áp dụng tô màu cách dòng trong Excel.
- Format: Nhấn Fill > Chọn một màu yêu thích > Nhấn OK.
Giờ thì Conditional Formatting đã hiểu chúng ta cần tô màu xen kẽ trong Excel. Thao tác cuối cùng là chọn màu. Khi bạn nhấn vào nút Format trong hộp thoại New Formatting Rule, hộp thoại Format Cells sẽ hiện lên.
Để tô màu xen kẽ trong Excel, bạn đi đến thẻ Fill và chọn một màu trong mục Background Color để định dạng bảng tính của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập các họa tiết khác bằng cách cài đặt các mục Pattern Color và Pattern Style.
Trong ví dụ này, mình sẽ chọn tô màu dòng có điều kiện trong Excel với màu vàng.
Lúc này, hộp thoại New Formatting Rule của mình sẽ trông như trong hình dưới đây. Chúng ta sẽ kiểm tra lại tất cả các điều kiện đã thiết lập để đảm bảo cách tô màu xen kẽ các dòng trong Excel với Conditional Formatting được tiến hành chính xác.
Kiểm tra xong rồi thì nhấn OK thôi!
Kết quả bảng điểm của mình sau khi tô màu xen kẽ trong Excel:
Sau khi tô màu xen kẽ trong Excel, các dòng đã được tách biệt bằng màu trắng và màu vàng, nhờ đó mà chúng ta có thể dễ dàng theo dõi số liệu mà không lo sợ xảy ra nhầm lẫn nữa. Cách tô màu xen kẽ các dòng trong Excel với Conditional Formatting này quả thật hữu hiệu phải không nào?
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng định dạng có điều kiện trong Excel bằng Conditional Formatting, hãy tham khảo bài viết dưới đây để khám phá một thủ thuật vô cùng hay ho mà rất ít người biết nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng Conditional Formatting
Tổng kết
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành thao tác tô màu cách dòng trong Excel vô cùng nhanh chóng nhờ việc thiết lập định dạng theo công thức. Chỉ với 3 bước là bảng tính Excel đã bớt đi nhiều phần rối mắt. Bạn có thể thấy sức mạnh lợi hại của Conditional Formatting rồi chứ?
Bên cạnh thủ thuật tô màu xen kẽ trong Excel, bạn còn có thể định dạng dữ liệu của mình theo bất kỳ yêu cầu nào bằng cách sử dụng Conditional Formatting. Nếu bạn muốn mở khóa các thủ thuật cực kỳ hữu ích này, hãy tham khảo các bài viết về chủ đề Excel trên blog Gitiho nhé.
Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!