10/19/2021
“Truy tìm khoảng trắng”
Khoảng trắng có thể là một vấn đề đau đầu đối với các nhà phân tích dữ liệu và người viết công thức. Đó là bởi vì chúng không dễ phát hiện, nhưng có thể gây ra các lỗi tính toán khó chịu.
1. Tìm & Thay thế (Find & Replace)
Phương pháp đầu tiên để tìm kiếm khoảng trắng là sử dụng tính năng Find & Replace.
Sau khi đánh dấu các ô bạn muốn tìm kiếm, hãy chuyển đến tab Home. Sau đó, mở menu thả xuống Find & Select. Chọn tùy chọn Replace. Phím tắt là Ctrl + H.
Cửa sổ Find và Replace sẽ xuất hiện. Trên tab Replace, hãy đặt một khoảng trống trong trường Find what. Đảm bảo rằng không có gì trong trường Replace with. Nhấn Replace All (phím tắt: Alt+A) để xóa mọi trường hợp của khoảng trắng trong tập dữ liệu mà bạn đã chọn.
Mặc dù phương pháp này thực sự nhanh chóng và dễ dàng, nhưng nó chỉ hữu ích cho dữ liệu mà bạn muốn xóa TẤT CẢ khoảng trắng. Tuy nhiên, có những lúc bạn muốn giữ khoảng cách giữa các từ. Ví dụ: nếu các ô của bạn chứa cả họ và tên, bạn có thể sẽ muốn giữ khoảng cách giữa các tên đó.
Trường hợp này sẽ đưa chúng ta đến phương pháp thứ hai để “săn” tìm khoảng trắng.
2. Hàm TRIM
Hàm TRIM loại bỏ tất cả các khoảng trắng trong một chuỗi văn bản, ngoại trừ các khoảng trắng đơn giữa các từ.
Dưới đây là ví dụ về một báo cáo trong đó một số ô trông giống như được lùi vào nhưng phần lùi vào thực sự chỉ là khoảng trắng thừa. Giả sử chúng ta muốn xóa những khoảng trống đó để đồng nhất. Chúng ta có thể sử dụng hàm TRIM để làm điều đó.
Điều duy nhất bạn cần xác định để chức năng TRIM hoạt động là văn bản cần được cắt. Vì vậy, hãy nhập tên của ô hoặc nhấp vào ô bạn muốn cắt và nhấn Enter. Điều này sẽ trả về kết quả bạn đang tìm kiếm: văn bản không có khoảng trắng trước hoặc sau nó.
Khi bạn sao chép công thức xuống cho toàn bộ cột, kết quả sẽ như thế này.
Như bạn có thể thấy, khoảng cách giữa các từ vẫn được giữ nguyên, nhưng bất kỳ khoảng cách nào trước hoặc sau khi văn bản đã bị xóa.
Với phương pháp này, chúng ta phải tạo một cột hoàn toàn mới, vì vậy bạn sẽ phải thêm bước bổ sung là thay thế cột ban đầu bằng cột mới bằng cách sử dụng Copy và Paste Values. Sau đó, bạn có thể xóa cột với các công thức.
3. Power Query
Giống như các hàm và công thức, các truy vấn cũng có thể bị “vấp” bởi việc bao gồm một khoảng trống lạc chỗ.
Nếu bạn không chắc liệu khoảng trắng có phải là nguyên nhân gây ra sự cố hay không, bạn có thể nhấp vào bản xem trước của Editor để xem có khoảng trống hay không.
Để loại bỏ khoảng trắng, Power Query có tính năng Trim được tìm thấy trong menu chuột phải. Với cột bạn muốn chọn, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Transform và Trim.
Thao tác này cắt bỏ tất cả khoảng trống trước / sau chuỗi văn bản để truy vấn trả về các giá trị chính xác.
4. Macro và VBA
Hãy xem xét cùng một ví dụ mà chúng ta đã sử dụng cho hàm TRIM, nhưng lần này chúng ta sẽ sử dụng macro để cắt bớt khoảng trắng khỏi văn bản.
Bắt đầu bằng cách mở VB Editor. Chuyển đến tab Developer và chọn Visual Basic Button. Phím tắt là Alt + F11.
Ở đây đã được viết một macro đơn giản lặp qua từng ô và thay thế giá trị của ô đó bằng giá trị đã được cắt bớt.
Một trong những lợi ích của việc sử dụng macro là bạn có thể gán nó cho một nút. Ở đây tôi đã gán nó cho một nút trên trang tính thực tế.
Và ở đây nó đã được thêm vào ribbon bằng cách đưa macro này vào Personal Macro Workbook và gán một nút cho nó.
Một nhược điểm của việc sử dụng phương pháp macro để loại bỏ khoảng trống là bạn không thể hoàn tác hành động khi macro đã được chạy. Trong trường hợp đó, có thể là một ý kiến hay để lưu tệp trước khi chạy macro, nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể cần phải cắt bớt dữ liệu vì lý do nào đó.
Điều quan trọng cần lưu ý là hàmVBA Trim KHÔNG cắt bớt khoảng trống thừa giữa các từ. Hàm TRIM của Excel sẽ loại bỏ khoảng trắng bổ sung giữa các từ. Vì vậy, nếu có hai khoảng trắng giữa họ và tên, TRIM sẽ loại bỏ khoảng trắng bổ sung. VBA’s Trim sẽ không làm điều này. Nó chỉ loại bỏ khoảng trắng từ đầu hoặc cuối chuỗi.
5. Trim các ký tự khác
Đôi khi sau khi bạn đã cắt bớt khoảng trắng khỏi văn bản của mình, bạn vẫn có thể gặp lỗi tính toán. Một lý do cho điều này có thể là do một “nhân vật” khó phát hiện khác. Điều này thường được sử dụng trong mã hóa HTML ( ) và tương tự như một khoảng trắng thông thường, nhưng sẽ không bị xóa bởi hàm TRIM hoặc macro trên.
Để xác định nguyên nhân, bạn có thể sử dụng hàm CODE. Bằng cách sao chép và dán ký tự ẩn vào một ô trống, sau đó xác định văn bản của ô đó trong hàm CODE (“văn bản” là đối số duy nhất cần được xác định cho hàm CODE), bạn sẽ trả về một số mã cho ký tự đó. Tìm kiếm nhanh trên Google về số mã đó sẽ tiết lộ loại ký tự bạn đang xử lý.
Trong trường hợp này, ký tự khoảng trắng không ngắt là mã 160.
Một cách để xóa ký tự đó khỏi văn bản của bạn là sử dụng Find & Replace. Bạn chỉ cần sao chép ký tự và dán vào trường Find what.
Bạn cũng có thể sử dụng hàm REPLACE để làm điều tương tự.
Một tùy chọn khác, chúng ta muốn xóa ký tự cuối cùng trong văn bản, sử dụng các hàm LEFT và LEN để tạo ra một tính năng cắt tùy chỉnh về cơ bản.
LEFT trả về các ký tự ngoài cùng bên trái trong một ô. LEN (viết tắt của Length) trả về số ký tự trong một ô.
Vì vậy, kết hợp hai hàm đó và trừ đi 1 từ LEN để loại bỏ ký tự không mong muốn đó sẽ chỉ để lại văn bản mà không có ký tự bổ sung.
Source: excelcampus.com