RFI là gì? RFI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Request for Information, nghĩa là yêu cầu cung cấp thông tin. RIF thường được sử dụng để thu thập thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc nhà cung cấp. RFI là đơn yêu cầu thường do khách hàng viết và gửi đến các nhà cung ứng.
Mục đích của RFI là gì?
Vì sao khách hàng cần phải viết RFI (yêu cầu cung cấp thông tin) và gửi đến các nhà cung ứng hàng hóa – dịch vụ? Nói cách khác, mục đích của RFI là gì?
Bổ sung kiến thức về sản phẩm
Mục đích đầu tiên cũng là mục đích quan trọng nhất của RFI chính là bổ sung kiến thức về sản phẩm. Nói rõ hơn RFI giúp khách hàng (cá nhân hoặc tổ chức) bổ sung thêm những hiểu biết cần thiết về sản phẩm ở các khía cạnh như thông số kỹ thuật, yêu cầu sử dụng, tùy chọn mua hàng…
Việc này được diễn ra một cách nhanh chóng và hết sức dễ dàng. Nhờ có RFI khách hàng sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí đánh giá các nhà cung ứng mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn.
So sánh mức độ tiềm năng giữa các nhà cung ứng
Khi khách hàng viết RFI và gửi đến các nhà cung ứng, họ muốn thông qua phản hồi của nhà cung ứng để tiến hành so sánh, thu hẹp danh sách các nhà cung ứng tiềm năng. Việc làm này giúp khách hàng có thêm cơ sở để cân nhắc lựa chọn đối tượng hợp tác phù hợp hơn.
Thu thập thông tin làm cơ sở cho những bước tiếp theo
Thông thường RFI được sử dụng để thu thập thông tin nhằm giúp đưa ra quyết định cho những bước tiếp theo. Vì thế hiếm khi thấy RFI là giai đoạn cuối cùng, sau RFI còn có thêm các giai đoạn RFP (yêu cầu đề xuất), RFT (yêu cầu đấu thầu) và RFQ (yêu cầu báo giá).
Như vậy những thông tin về sản phẩm được thu thập được từ RFI sẽ làm cơ sở để tạo lập RFP, RFT và RFQ.
Sử dụng như một lời chào mời gửi đến nhiều nhà cung ứng
Bên cạnh các mục đích kể trên, một mục đích thường thấy khác của RFI chính là được sử dụng như một lời chào mời gửi đến nhiều nhà cung cấp tiềm năng cùng lúc. Điều này vừa giúp điều chỉnh tâm trí của các nhà cung cấp, vừa phát triển chiến lược và xây dựng cơ sở dữ liệu cho giai đoạn mua hàng tiếp theo.
RFI là quy trình thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tiềm năng. RFI được viết bởi khách hàng và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng.
Khi nào nên sử dụng RFI?
Trên thực tế RFI được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Chẳng hạn như trong việc mua các đơn hàng lớn thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, quảng cáo hoặc trong các ngành xây dựng…
Ngoài ra RFI cũng có thể sử dụng trong trường hợp cần hỗ trợ lực chọn các công cụ để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Dưới đây là sự phân tích cụ thể các trường hợp nên sử dụng RFI là gì:
Sử dụng RFI trong lĩnh vực công nghệ thông tin
Ở lĩnh vực công nghệ thông tin, RFI thường được sử dụng trong trường hợp khách hàng mua các loại phần mềm từ nhà cung cấp. Đa số phần mềm thường được sử dụng trong một thời gian dài, vậy nên các cá nhân/tổ chức cần đảm bảo chọn đúng nhà cung cấp phần mềm chất lượng, uy tín.
Lúc này, khách hàng sẽ viết một bản RFI gửi đến các nhà cung cấp với nội dung cần có gồm: cách sử dụng phần mềm, các tùy chọn quản lý phần mềm, tính năng tích hợp giữa phần mềm đó với các phần mềm hoặc phần cứng khác…
Sử dụng RFI trong lĩnh vực xây dựng
Trong xây dựng, các nhà thầu thường gửi RFI cho nhà thiết kế kiến trúc công trình, cho khách hàng, cho nhà thầu phụ. Cũng có trường hợp nhà thầu phụ gửi RFI cho nhà thầu chính.
Nội dung của RFI thường là các thắc mắc liên quan đến vật liệu, thông số kĩ thuật của công trình, bản vẽ thiết kế, tiêu chuẩn xây dựng hoặc thông tin chi tiết về hợp đồng…
Sử dụng RFI trong lĩnh vực quảng cáo
Ngoài lĩnh vực công nghệ thông tin và xây dựng, RFI trong thực tế còn được sử dụng phổ biến để đánh giá các công ty quảng cáo. Nội dung thường là các khách hàng trong lĩnh vực cụ thể, thế mạnh so với các nhà cung cấp khác…
Sử dụng RFI trong đánh giá phần mềm ERP
Một cá nhân hoặc tổ chức muốn sử dụng phần mềm ERP cũng có thể sử dụng RFI. RFI trong trường hợp này nên xác định các tiêu chí liên quan đến những gì bạn cần trong hệ thống ERP của mình.
Ví dụ như các tiêu chí thuộc hệ thống ERP xoay quanh kế toán, sản xuất và quản lý hàng tồn kho, quản lý bán hàng hay công nghệ cho bộ phận HR…
Phân biệt RFI, RFP và RFQ
Hầu hết người chưa nắm bắt rõ khái niệm RFI là gì thường hay nhầm lẫn thuật ngữ này với RFP và RFQ. RFP (đề nghị mời thầu) và RFQ (yêu cầu báo giá) tuy có hình thức tương tự như RFI nhưng khác biệt trong tình huống sử dụng và nội dung bên trong. Cụ thể là:
RFI thường là giai đoạn khởi đầu, được sử dụng để yêu cầu thông tin về sản phẩm nói chung nhằm xác định xem có nên gửi tiếp RFP hoặc RFQ cho nhà cung cấp hay không. Nghĩa là sau khi xem xét phản hồi RFI từ nhà cung cấp, nếu thực sự có ý định mua hàng, cá nhân/tổ chức sẽ tiếp tục gửi RFP (đề nghị mời thầu) hoặc RFQ (yêu cầu báo giá).
RFP (đề nghị mời thầu) là một văn bản chỉ rõ những gì khách hàng đang tìm kiếm và quan tâm. Trong nội dung RFP có mô tả tiêu chí đánh giá từng đề xuất của nhà cung cấp. RFP thường được sử dụng trong quy trình đấu thầu giữa các nhà cung cấp và dùng sau giai đoạn RFI vì nó cụ thể hơn.
RFQ (yêu cầu báo giá) là một tài liệu thông báo giá của các sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó có nội dung tương tự như RFP nhưng về bản chất thì cụ thể hơn, đặc biệt là về số liệu và các tiêu chí có thể thương lượng.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quát về RFI là gì, mục đích và các trường hợp sử dụng RFI. Mong rằng nội dung bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích.
Pha Lê