Khi bạn sao chép một số dữ liệu vào Excel, có thể có một số khoảng trắng giữa các ký tự hoặc số, và đôi khi bạn không thể nào đi dò từng ô dữ liệu để xóa từng cái được. Vậy phải làm thế nào bạn có thể xóa tất cả các khoảng trắng? Đồng ý là các bạn hoàn toàn có thể click chuột và nhấn phím Backspace, tuy nhiên với số lượng bảng biểu dữ liệu lớn thì cách này quả thật rất ‘tối cổ’. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu cách xóa bỏ khoảng trắng chỉ với vài thao tác đơn giản nhất nhé!
1. Tại sao lại xuất hiện nhiều khoảng trắng trong Excel
Có rất nhiều nguyên nhân tạo nên nhiều khoảng trắng trong Excel. Một trong các nguyên nhân đó có thể kể đến như sau:
– Do người dùng nhấn nhiều lần dấu cách khi nhập dữ liệu mới.
– Do người dùng Copy hoặc tải 1 File từ mạng hoặc máy tính khác sang.
– Do sự không tương thích giữa 2 phiên bản Excel.
2. Cách xóa khoảng trắng giữa các kí tự và số trong Excel
2.1. Hàm TRIM
– Công dụng: Xóa khoảng trắng giữa các từ
– Câu lệnh hàm TRIM: =TRIM(text)
Ví dụ: Bạn muốn chỉnh sửa dữ liệu sau vì chúng bị có dấu cách.
– Bước 1: Mở File Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng. Sau đó bạn chỉ cần tạo một cột phụ bên cạnh đó.
.jpg)
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim – hình 1
– Bước 2: Tại ô bên cạnh nhập câu lệnh =TRIM(ô cần xóa khoảng trắng) sau đó bạn ấn phím Enter.
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim – hình 2
– Bước 3: Để áp dụng công thức cho những ô phía dưới, bạn giữ ô vuông nhỏ ở góc phải ô được chọn rồi kéo xuống là được.
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim – hình 3
– Bước 4: Coppy toàn bộ ở cột phụ.
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim – hình 4
– Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng.
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim – hình 5
– Bước 6: Dán nội dung bằng cách sử dụng tổ hợp phím Shift + F10 > Nhấn V.
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim – hình 5
Bạn làm tương tự với các ô còn lại trong bảng dữ liệu nếu chúng bị lỗi như vậy. Kết quả tại ô bạn muốn chỉnh sửa bạn có thể xóa đi và giữ lại cột đã được chỉnh sửa.
>> Xem thêm: Cách xóa cột trong Word chỉ cần kích chuột phải
2.2. Hàm SUBSTITUTE
– Công dụng: là hàm thay thế chuỗi và có thể dùng để xóa hết khoảng trắng trong nội dung.
– Câu lệnh: =SUBTITUTE(text;old_text;new_text;[instance_num])
Trong đó:
– Text: Là ô dữ liệu bạn muốn xóa khoảng trắng.
– Old_text: Ký tự cũ trong ô dữ liệu cần được thay thế.
– New_text: Dữ liệu mới sẽ thay thế cho dữ liệu cũ.
– [instance_num]: Số lần xuất hiện của old_text mà bạn muốn thay bằng new_text.
Ví dụ: Bạn muốn xóa hết khoảng trắng giữa các số không để lại khoảng trắng nào.
Xóa khoảng trắng bằng Hàm SUBSTITUTE – Hình 1
– Bước 1: Để xóa khoảng trắng trong ô C3, tại ô bên cạnh C3 bạn nhập lệnh =SUBSTITUTE(B3,” “,””) sau đó ấn Enter
Xóa khoảng trắng bằng Hàm SUBSTITUTE – Hình 2
– Bước 2: Bạn tiếp tục kéo thả chuột cho hết chuỗi ký tự để bỏ các khoảng trống không mong muốn.
Xóa khoảng trắng bằng Hàm SUBSTITUTE – Hình 3
Kết quả nhận được là toàn bộ những khoảng trắng không mong muốn đã biến mất, ta được kết quả như hình trên, bạn chỉ cần xóa ô dữ liệu không mong muốn và giữ lại phần đã được chỉnh sửa là xong!
2.3. Sử dụng Find & Replace để xóa khoảng trắng dư thừa giữa các từ
Một cách khác có thể loại bỏ toàn bộ khoảng trắng giữa các số trong Excel rất đơn giản, tuy nhiên đối với cách này Excel sẽ tự động mặc định các con số của bạn là dạng text, do đó sẽ không có tính toán ở đây.
Cách thực hiện như sau:
– Bước 1: Nhấn Ctrl + H hoặc chọn Find & Replace trên thanh công cụ để mở hộp thoại Find & Replace
Sử dụng Find & Replace để xóa khoảng trắng – Hình 1
– Bước 2: Trong ô Find What nhập phím cách để ô này nhận dạng ký tự cần thay đổi. Còn ô Replace With để trống. Cuối cùng nhấn vào Replace All.
Sử dụng Find & Replace để xóa khoảng trắng – Hình 2
– Bước 3: Một hộp thoại mới hiện ra để thay thế thành công. Nhấn Ok để hoàn tất thao tác bỏ khoảng trắng giữa các từ.
.jpg)
Sử dụng Find & Replace để xóa khoảng trắng – Hình 3
Ngoài ra, bạn có thể tham gia khóa học “Chinh phục Excel công sở” trên Unica để nâng cao kĩ năng và tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
2.4. Loại bỏ khoảng trắng giữa các số
– Bước 1: Mở File Excel có chứa dữ liệu mà bạn muốn thực hiện thao tác xóa khoảng trắng. Trên bàn phím máy tính, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
.jpg)
Loại bỏ khoảng trắng giữa các số – Hình 1
– Bước 2: Cửa sổ mới hiện ra, bạn chỉ cần nhập dấu khoảng trắng (nút Space trên bàn phím) vào ô Find What. Tiếp tục để trống mục Replace With rồi nhấn Replace All.
Loại bỏ khoảng trắng giữa các số – Hình 2
– Bước 3: Hộp thoại mới hiện ra thông báo thao tác thay thế thành công. Nhấn Ok để hoàn tất.
Loại bỏ khoảng trắng giữa các số – Hình 3
>> Xem thêm: 2 Cách xóa ô trong Word chuẩn xác nhất
Thật đơn giản phải không nào, trên đây là các cách giúp các bạn có thể xóa khoảng trắng giữa các từ, xóa khoảng trắng giữa các số trong Excel. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc với Excel. Để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về tin học văn phòng mời bạn đọc tham khảo một số khoá học Excel hấp dẫn đang được nhiều người quan tâm hiện nay.
Chúc các bạn thành công!
Tags: Excel